Télétravail et travail à domicile : intégrer les nouveaux usages
Télé-travail / travail à domicile : ergonomie et retours d'expériences pour bien organiser son environnement de travail chez soi
Il nous semble important de donner au départ les précisions suivantes que nous utiliserons dans la suite de la page :
- le télé-travail : fondé sur un accord entre un employeur et un salarié lui permettant d'effectuer une partie de son travail à domicile; la relation employeur - employé reste définie via le contrat de travail;
- le travail à domicile : certains métiers peuvent directement s'effectuer depuis son domicile, comme les graphistes, les webdesigner, ... et sont souvent le fait d'indépendants, de professions libérales ou de personnes travaillant à leur compte.
Comme nous l'avons évoqué sur la première page de cette série consacrée au poste de travail, nous envisageons l'analyse d'une situation de travail suivant trois grandes catégories :
- celles qui vont agir sur la technique ou l'environnement du poste de travail,
- celles qui questionnent sur les choix d'organisation,
- celles qui interrogent sur les pratiques, les habitudes, les savoir-faire.
En conclusion, nous nous interrogerons sur la gestion du temps quand on travaille en dehors du bureau
Travailler chez soi : les bonnes questions sur les solutions techniques
Nous ne souhaitons pas que cette page soit considérée comme un catalogue de solutions à mettre en place, mais doit être lue comme la synthèse de retours d'expériences de nos interventions et d'idées que nous avons testées. Nous passons en revue les principaux éléments qui caractérise le télétravail ou le travail à domicile :
Espace de travail : lumière, bruit, température, ... et dioxyde de carbone (CO2) !
L'avantage du télétravail - quand il est choisi et non subi - permet de choisir - si on en a la possibilité - de pouvoir agir sur l'emplacement de son poste de travail.
La lumière : plutôt diffuse, plutôt sur le coté
Les écrans sont des sources de lumière importante; il faut alors veiller à ce que l'espace de travail baigne globalement dans une luminosité proche de celle de l'écran et la plus diffuse possible pour éviter un phénomène de "pompage" au niveau de la pupille. Si la pièce est sombre, votre pupille s'ouvre pour s'adapter au faible éclairage, puis se ferme quand vous regarder votre écran et ceci de très nombreuses fois dans votre journée de travail, ce qui induit une fatigue oculaire importante.
C'est pour celà qu'il est préférable de placer les écrans perpandiculairement à une source de lumière (fenêtre), en tout cas jamais en face (contraste trop important) ni derrière (éblouissment de l'écran).
On conseille d'avoir dans votre pièce de travail une luminosité comprise entre 400 et 600 lux, et un contraste de luminosité si possible inférieur à 3, jamais supérieur à 5. Des applications de mesure de la luminosité sont disponibles sur smartphone.
Le bruit : privilégier les endroits calmes propices à la concentration
Le bruit excessif est dangereux pour les oreilles. La réglementation conseille des protections auditives pour des niveaux de bruit supérieurs à 80dB pendant 8 heures, obligatoires à partir de 85 dB pendant 8 heures également.
De tels niveaux sont rares à domicile ... sauf si vous utilisez de manière continue des écouteurs ou un casque avec un niveau trop élevé.
Par contre un niveau de bruit beaucoup plus faible peut rendre difficile un travail qui demande de la concentration. On considère souvent que le bruit qui gêne c'est le bruit qui vient des autres : vous n'êtes pas à l'abri de nuisances sonores à votre domicile ! A vous de voir à votre voisinage au besoin ... et si vous avez la possibilité.
Des applications gratuites de mesure du niveau sonore sont également disponibles sur smartphones
Température et hygrométrie : celles qui vous conviennent
C'est encore un avantage du travail à domicile par rapport aux espaces partagés : vous pouvez choisir la température de votre espace de travail qui vous convienne. Mais prenez bien en compte les contraintes d'aération de votre espace de travail que nous détaillons dans le prochain paragraphe.
Ventilation des locaux : le dioxyde de carbone, ennemi de la concentration, source d'irritabilité
Un taux de dioxyde carbone (%CO2) élevé rend la concentration plus difficile pour travailler et augmente l'irritabilité. Une activité poussée de travail - même purement intellectuelle - dans un environnement restreint va faire grimper le taux de CO2 et vous rendre moins performant, moins créatif. D'autant plus vous êtes confiné et que vous faîtes des activités physiques sans ventiler vos pièces ... On estime qu'au dessus de 800ppm (voir graphique) les performances au travail se dégradent.
Il n'y a pas de moyen simple pour connaître le taux de CO2 sauf à posséder l'appareil de mesure adéquat. Un conseil : aérer vos locaux fréquemment.
La sécurité de l'environnement de travail
Plusieurs questions se posent sur la sécurité de votre environnement de travail et sur la prévention des risques majeurs : l'incendie, l'électricité, l'évacuation d'urgence. Dans le cas du télétravail, votre employeur doit vérifier que votre sécurité à votre domicile est assurée.
Nous utilisons souvent cette check-liste pour vérifier les différents points de contrôle des environnements de travail.
Ordinateur portable : pas forcément la solution la plus "ergonomique" !
Pourquoi l'utilisation d'un ordinateur portable n'est pas idéale ? Parce que c'est vous qui devez vous adapter à l'ordinateur et non le contraire ! Ecran, clavier et notepad sont à un endroit imposé, et que vous ne pouvez pas bouger l'un sans l'autre. Si l'on se réfère à la définition couramment utilisée l'ergonomie est l'adaptation du travail à l'humain ... De là à dire que l'ordinateur portable est "anti-ergonomique" !
Si vous en avez la possibilité, mettez votre ordinateur portable dans un coin, utilisez le comme écran d'appoint et en face de vous :
- installer un écran,
- placer un clavier,
- connecter une souris.
Souris et clavier : privilégiez la bonne position main-poignet-avant-bras !
Le clavier reste pour le moment la principale interface (IHM) entre une personne et son ordinateur. Le clavier s'est imposé naturellement, dans le prolongement de la machine à écrire (ce qui explique les différents claviers). Son usage révèle de fortes inégalités d'usage entre ceux qui ont appris à s’en servir ou qui sont entraînés à son usage et les autres qui n’utilisent que leurs deux index.
Les recommandations portent sur la position des mains qui doivent rester en ligne avec l'avant-bras et éviter ainsi de générer des contraintes dues à un angle trop important des poignets (dans le plan horizontal - voir le schéma et le plan vertical -clavier trop incliné). Pour éviter de trop solliciter les épaules et le dos, les mains doivent être en appui sur les repose-poignets ou sur plan de travail. Au niveau des coudes, on veillera à avoir un angle supérieur à 90° (hauteur du plan de travail à corriger si nécessaire).
Il existe des solutions (clavier BEPO) qui optimisent la position des caractères par rapport à leur fréquence d'utilisation, mais celà oblige à se réhabituer à un nouveau clavier (cf passage de AZERTY à QWERTY par exemple)
Les alternatives au clavier sont encore actuellement peu nombreuses : les interfaces vocales se développent, et sont même proposées en standard sur les solutions OFFICE.
La souris est l'autre interface emblématique de l'ordinateur. Même pour les ordinateurs portables et leurs dispositifs plus ou moins performants de pad, la souris est le système d'interface le plus utilisé.
Comme pour le clavier, il faut veiller à diminuer les angles et à ce que la main repose sur le plan de travail pour éviter d'avoir des sollicitations trop importantes du dos.
Enfin pour éviter la rotation de l'avant bras pour manoeuvrer la souris (pronation de l'avant-bras), certains fabriquant ont repenser la souris et son usage en développant des souris verticales. Nos retours d'expériences (y compris personnels) montrent des diminutions des douleurs ressenties au niveau des poignets.
Bureau ou table : pensez hauteur ET surface !
Deux critères à prendre en compte pour le choix du plan de travail :
- la bonne hauteur : il est important de bien se positionner devant son ordinateur, soit en règlant la hauteur du bureau, soit en règlant la hauteur du siège.
- une place suffisante pour travailler correctement : n'oubliez pas que pour travailler vous aurez certainement besoin de documents, de classeurs, de croquis, de plans, ... Alors ne restreignez pas la surface de votre plan de travail à uniquement un ordinateur portable, un écran, un clavier et une souris (voire le seul ordinateur portable : déjà vu !)
Travaillez assis : pensez à votre colonne vertébrale !
La posture assise prolongée n'est pas une posture naturelle et induit des problèmes au niveau lombaire, au niveau de la digestion et en particulier du transit, ainsi qu'au niveau cardiaque, ... La première chose à avoir en tête est de varier la posture, et de ne pas rester assis plus d'une heure, même si vous pensez avoir le meilleur siège possible.
Si vous voulez éviter ou au moins minimiser les tensions et les contraintes au niveau des vertèbres lombaires, vous pouvez choisir des sièges permettant au bassin de se placer dans une position proche de ce qu'il est en posture debout. C'est le cas des sièges selles, qui ne sont pas les plus onéreux.
Téléphone : privilégiez des solutions mains-libres
Le téléphone est l'outil encore plus indispensable pour rester relier avec le monde extérieur. Qu'il soit fixe ou sans fil, il faut privilégier un équipement qui vous permette d'échanger fréquemment pendant de longues périodes.
La photo représente ce qu'il ne faut pas faire : coincer le téléphone entre l'oreille et l'épaule, et qui se traduira par des douleurs au cou, aux vertèbres cervicales et dans le haut du dos d'autant plus importantes si cette posture est fréquente et prolongée.
Nos recommandations iront pour des solutions "mains-libres" :
- L'utilisation du haut-parleur est possible, sauf si vous devez partager l'espace professionnel avec d'autres personnes, ou que vous souhaitez la confidentialité,
- Le casque ou les inserts auriculaires permettent d'avoir une isolation propice à la concentration. Une utilisation continue peut avoir des incidences au niveau des oreilles (personnellement : je ne supporte pas les inserts, et le casque a tendance à m'échauffer les oreilles) et des tympans (il faut être vigilant à ne pas forcer sur le niveau sonore et ne pas prendre de risques du surdité ou d'accouphènes)
- Des systèmes de transmissions osseuses sont une option intéressante que nous pratiquons personnellement
Organisation du télétravail : les bonnes questions à poser avant de démarrer
L'ergonomie s'est construite sur les écarts qui existent nécessairement, quel que soit le métier, entre ce que l'on appelle le travail prescrit (ce la personne doit faire) et le travail réel (ce que la personne fait réellement). Certains métiers sont à forte prescription (travail à la chaîne), et d'autres à faible prescription (profession libérale, encadrement). Une des difficultés du télétravail est que souvent la prescription du travail est faible ("faire comme au bureau") alors que les conditions sont très différentes. Nos retours d'expériences sont que les imprécisions dans les prescriptions sont sources d'incompréhensions, de frustrations et de conflits. En premier lieu sur l'évaluation des résultats ou sur le contrôle des horaires.
La prise en charge financière doit être telle que le télétravailleur n’ait pas à payer des dépenses supplémentaires liées au télétravail . Ces dernières concernent notamment les frais d’installation, les frais de fonctionnement du système informatique et du système de communication, etc.
Les remboursements des frais sont moins souvent des forfaits fixes, mais de plus en plus des montants calculés selon le nombre de jours exacts de télétravail réalisés et selon les coûts réels. C’est pourquoi il est de plus en plus nécessaire pour l’entreprise de contractualiser le télétravail et de professionnaliser la gestion des remboursements de frais liés au télétravail.
Télétravail : questionnez vos pratiques pour travailler efficacement et préserver votre santé
Nous avons vu que bien télétravailler requiert au préalable d'avoir installé les équipements dans un environnement si possible dédié au travail, puis d'avoir règler au mieux les questions d'organisation avec son employeur. Il est temps à présent de questionner vos pratiques et vos habitudes, et de continuer de le faire encore et toujours pour améliorer la situation présente. Nous vous proposons ici :
- de prêter attention aux signes précurseurs ou révélateurs d'une difficulté ou d'un problême,
- d'agir au quotidien sur l'organisation de votre travail,
- de na pas oublier de prendre en compte vos spécificités.
Détecter les signaux et se (re-)donner du pouvoir d'agir
Il n'est pas normal d'avoir mal en travaillant (sauf pathologie particulière ou autre difficiulté nécessitant une intervention ergonomique). Il est important de savoir identifier la gêne ou la douleur, comprendre ce qui se passe et agir sur les causes : c'est ça le pouvoir d'agir !
Mal aux yeux, céphalées : avez-vous pensé à agir sur votre écran ?
Par expérience, les écrans sont souvent laissés à leurs règlages par défaut, avec des valeurs de luminosité importantes (souvent 50%). Ces réglages par défaut permettent d'embellir le rendu de l'écran, pour que ce soit plus vendeur.
Commencez déjà par accéder au menu de votre écran, et agissez simultanément sur les valeurs de luminosité et de contraste : même si les couleurs vous semblent un peu ternes (sauf si vous êtes graphistes ... !), vos yeux vous remercieront !
Vous pouvez également agir sur le rendu de couleur : froid, chaud, ... : choisisssez celui qui vous convient.
Mal à la nuque : pensez à la hauteur de votre écran
D'une manière générale, on conseille que le haut de l'écran doit rester plus bas que les yeux. Les yeux travaillent naturellement dans une zone de 30° en dessous d'une ligne horizontale : on est conçut pour regarder où on met les pieds quand on marche. C'est pour cela qu'il faut regarder l'écran "en dessous" de cette ligne virtuelle horizontale.
Sinon on redresse la tête de manière excessive et on sollicite les vertébres cervicales de manière trop importante et surtout sur le temps long du travail devant l'écran. Ceci est vrai pour un écran d'un ordinateur de bureau ou d'un écran indépendant.
Pour un ordinateur portable, ceci n'est pas possible : c'est pour celà que l'on conseille d'avoir un écran supplémentaire à installer en face de soi (voir les choix de matériel plus haut dans cette page)
Mal au poignet : votre souris ou à votre clavier sont-ils adaptés à vos pratiques ?
Quand on est assis les bras sont naturellement positionnés avec la tranche de la main reposant sur la table. C'est ainsi que se justifie les souris verticales. Pour autant, diminuer le recours à la souris :
- en utilisant les raccourcis clavier,
- en modifiant les réglages souris de l'"option du pointeur"
Mal dans le bas du dos : règlez votre siège ... ou essayez de vous en passer !
C'était quand la dernière fois que vous avez modifier les règlages de votre siège ?
Les bons équipements (chaise, fauteuils, ...) possèdent une multitude de règlages : encore faut-il bien les connaître et savoir agir ! Nous conseillons de vérifier dans l'ordre les points suivants :
- placez-vous debout face à votre chaise : règler la hauteur de l'assise pour qu'elle soit au niveau des rotules,
- asseyez-vous normalement, avec les deux pieds bien au sol. Le règlage précédent fait que vos jambes sont à 90° par rapport à vos cuisses. Vérifiez qu'il existe un espace (environ 4 doigts de la main à plat) entre votre jambe et le bord avant de l'assise. Ceci pour éviter de mettre sous pression le retour veineux des jambes qui passe en face postérieure du genou
- règlez le dossier de votre siège pour qu'il épouse le creux des reins : ajustez le soutien lombaire en conséquence,
- si vous avez des accoudoirs, vérifiez qu'ils ne butent pas contre votre bureau si vous souhaitez vous avancer. Si vous pouvez les règler, tant mieux. Sinon il est préférable de les enlever pour pouvoir vous avancer au plus près de votre bureau/table.
Agir sur l'organisation du travail
Même si vous n'avez pas à vous déplacer pour vous rendre au travail, il est important de conserver des "routines" : routine de démarrage et de fin de travail, routines de travail, routine de pause, routine de déconnexion parfois aussi.
Nous donnons ci-dessous quelques points remontés de nos retours d'expériences.
Rituels de lieux et de temps
- Travailler dans un endroit précis. Il peut s'agir d'une pièce dédiée ou d'un endroit aménagé au besoin dans une pièce commune, pourvu que ce soit l'endroit où on s'installe toujours pour travailler.
- Il est bon de commencer et de terminer à la même heure chaque jour où on travaille à domicile, et d'avoir un rituel de début et de fin de journée. Comme il n'y a pas de pause entre le moment où on se lève et celui où on arrive au travail, certains télétravailleurs trouvent utile de quitter la maison et de marcher autour de l'immeuble avant d'entamer leur travail. Ils peuvent terminer la journée de la même façon.
- De même qu'au bureau, planifier avant de démarrer un horaire et s'en tenir à celui-ci,
- Ne faites pas d'impasses sur les pauses ni sur les repas,
- Convenez avec votre entreprise les horaires où vous serez obligatoirement joignable,
- Dresser une liste des tâches « à faire » et cocher à la fin de la journée celles qui ont été accomplies. Respecter les échéances.
Instaurer de nouvelles règles pour limiter l'isolement professionnel
- Maintenir un contact avec le bureau. Etablir une routine dans ses contacts avec son superviseur ou ses collègues.
- Vérifier régulièrement lors d’entretiens avec la hiérarchie et les collègues le niveau de la charge de travail imposée par l’entreprise
- Informer le superviseur de ses progrès et des difficultés rencontrées. Ces entretiens serviront également à déterminer si des heures supplémentaires sont nécessaires pour terminer des projets.
- Assister aux réunions et aux rencontres qui ont lieu au bureau aussi souvent que possible afin d'éviter de devenir « invisible »,
- Limiter le nombre de jours de télétravail, sachant que la sensation d’isolement augmente au bout de 3 jours,
- Le fait de participer aux pots et réunions de l’entreprise et de programmer des entretiens téléphoniques hebdomadaires en face à face avec la hiérarchie sont des bons moyens de conserver le lien avec l’entreprise et de rompre l’isolement professionnel.
Instaurer de nouvelles règles personnelles
- Déterminer avec votre entourage quelles interruptions sont appropriées, et inversement : dire à ses amis et à sa famille quelles sont les règles de base,
- Soyez attentif à planifier votre temps de travail en dehors des horaires traditionnellement propices aux rencontres sociales : soirées, samedi et dimanche,
- Les témoignages des télétravailleuses et télétravailleurs sont unanimes : c’est toute la famille qui télétravaille,
- Pour bien peser le pour et le contre, nous vous invitons a vous poser - avec votre entourage - quelques questions :
- les temps professionnels réellement travaillés correspondent-ils à mon contrat de travail ? »
- les temps consacrés à ma famille et mon entourage me conviennent-ils ?
- les temps sociaux non-professionnels me conviennent-ils ?
- les temps personnels me conviennent-ils ?
Il est important d'être honnête avec soi-même
Si c'est votre employeur qui vous incite au télétravail, ou si l'idée vient de vous, il est important de se poser les bonnes questions, et de trouver les bonnes réponses.
- Le télétravail n'est pas une solution pour la garde d'enfants ou d'aînés, il n'est pas non plus simplement un moyen d'économiser les frais de transport quotidien.
- Trop de compromis de la part de l'employé ou de l'employeur risquent de causer des problèmes et peuvent mener à l'incapacité de satisfaire aux conditions de l'entente de télétravail, et de déséquilibrer les relations professionnelles.
Prenez en compte vos spécificités
C'est bien pour celà que l'ergonomie est pertinente : chacun d'entre nous a des singularités, des particularités qui nous distinguent des autres. Alors vouloir faire LE poste de travail idéal ... essayons tout de suite de faire un poste de travail qui vous convienne !
Quelques unes des particularités à prendren en compte :
- la latéralité : si vous êtes gaucher, je pense que vous vous êtes déjà équipé des instruments qui vont bien ... en particulier une série adaptée !
- la presbitie : avec l'âge, la vision de près est plus difficile, et le port de lunettes à verres progessifs peut rendre le travail devantécran difficile ... (consultez votre ophtalmologue et faites vous prescrire une monture de vison de près que votre opticien vous proposera)
Travail à distance : "Le temps sera le maître de celui qui n'a pas de maître !"
Dans certains cas, le télétravail est régi par des règles prescrites par l'employeur : le temps de travail est décompté en fonction des activités de connexion et de déconnexion sur votre ordinateur. La tentation est grande parfois de réaliser des tâches "hors connexion" (la synthèse faite le soir ou le weekend, mails ou courriers récupérés quand on est connecté mais lu en dehors des temps définis, ...).
Dans d'autres cas, en particulier si vous êtes indépendant ou libéral, c'est vous qui devrez gérer votre temps de travail, et le choix est tentant de profiter d'une liberté toute relative sachant que tout de même des échénaces existent : clients, prospects, comptabilité, administration, ...
Pour les deux situations, vous allez vous trouvez confronter aux deux risques majeurs si vous n'y prenez garde :
- la procrastination ou toutes les tentations qui existent sur internet,
- mélanger vie personnelle et professionnelle, et ne pas se laisser de temps pour souffler et s'aérer l'esprit.
